Romwallfahrt 2024

Das Programm wird von uns noch in Kooperation mit unterschiedlichen Verantwortlichen geplant.

Daher hier eine vorläufige Übersicht:

• Du kannst bei der Rom-Wallfahrt als Teilnehmende/r im Alter von 14 -29 Jahren teilnehmen.
• Ab einem Alter von 30 Jahren ist eine Teilnahme nur als Gruppenleitung möglich.
• Eine Teilnahme ist nur für Ministrantinnen und Ministranten aus dem Bistum Hildesheim möglich, die am 27.07.2024 (d.h. am Anreisetag) mindestens 14 Jahre alt sind.
• Teilnehmende unter 18 Jahre brauchen eine Gruppenleitung.
• Solltest du keine Gruppenleitung finden, gib im Formular bei der Gruppenleitung "noch keine" an.
• Die Gruppenleitung muss mindestens 18 Jahre alt sein.
• Teilnehmende unter 18 Jahre dürfen in kleinen Gruppen (von mind. 3 Personen) ohne Gruppenleitung unterwegs sein. Davon gehen wir bei der Anmeldung als Grundvoraussetzung aus.

Hinweise:

• Gruppen können auch aus dem Zusammenschluss mehrerer Pfarreien bestehen.
• Männliche Teilnehmende brauchen eine männliche Gruppenleitung.
• Weibliche Teilnehmende brauchen eine weibliche Gruppenleitung.
• Bei gemischt-geschlechtlichen Gruppen (also Gruppen mit männlichen und weiblichen Teilnehmenden) ist aus rechtlichen Gründen sowohl eine männliche als auch eine weibliche Gruppenleitung für die Gruppe nötig.
• Die Gruppenleitung sollte sich zeitnah anmelden.
• Nähere Infos zur Anmeldung findest du in der Rubrik Anmeldeverfahren.
• Sollte es in der eigenen Pfarrei keine Gruppenleitung geben, empfehlen wir bei anderen Pfarreien anzufragen, ob dort eine Gruppenleitung die Gruppe mit begleiten kann. Wenn du dann keine Gruppenleitung findest, dann melde dich bei uns.

Kosten:

• Der Teilnahmebeitrag beträgt 725 € pro Person.
• Infos zum genauen Anmeldeverfahren: siehe Rubrik "Anmeldeverfahren".

Im Gesamtpreis enthaltene Leistungen:

• Hin- und Rückfahrt mit dem Reisebus (Fahrten mit Nachtfahrten)
• 5 Übernachtungen inkl. Frühstücksbuffet im Mehrbettzimmer mit Bad oder Dusche/WC in Rom
• Wochenfahrkarte für die öffentlichen Verkehrsmittel in Rom
• Reisekrankenversicherung des Reiseunternehmens "Emmaus-Reisen" (nach Bedingungen der ERGO Reiseversicherung mit Selbstbeteiligung)
• Pilgerpaket
• Ministrantenversicherung vom Jugendhaus Düsseldorf (u.a. mit Reisekranken-, Unfall-, Haftpflicht- und Rechtsschutzversicherung); -> beinhaltet keine Reiserücktritt- und keine Reisegepäckversicherung)

Anfrage zur Teilnahme (online):

• Zuerst stellst du über unsere Webseite eine Anfrage zur Teilnahme an der Romwallfahrt über das Formular auf unserer Webseite. Link dazu findest du hier
• Bitte alle angefragten Daten ausfüllen und absenden
• Teilnehmende unter 18 Jahren brauchen eine Gruppenleitung. Solltest du keine Gruppenleitung finden, gib im Formular bei der Gruppenleitung beim Namen "noch" und beim Vornamen "keine" an
• Mit dem Klicken auf den Butten "Senden" werden deine Daten an uns versendet. Dies ist keine Anmeldebestätigung
• Die Plätze sind auf insgesamt 200 Personen begrenzt. Anfragen darüber hinaus kommen bei uns auf die Warteliste.

Schritte zur Anmeldung:

• Nach dem Versenden deiner Anfrage werden die Daten von uns aufgenommen und geprüft
• Erst nach Prüfung der Daten unsererseits erhältst du eine Rückmeldung zur Aufnahme in die Anmeldeliste / Warteliste
• Kontrolliere bitte auch deinen Spam-Ordner!
• Solltest du innerhalb von 10 Tagen keine Rückmeldung von uns erhalten haben, nimm Kontakt mit uns auf
• Damit deine Anmeldung wirksam wird, wirst du in dieser Rückmeldung gebeten die Anmeldung in drei Schritten abzuschließen

Schritt 1: Überweisung der Anzahlung

• Mit der Rückmeldung wird eine Anzahlung in Höhe von 200 € fällig! Diese ist innerhalb von zwei Wochen nach der Bestätigungs-Mail zu entrichten!
• Mehr Infos dazu bei der Rubrik "Kosten und Leistungen".

Schritt 2: Ausfüllen des Personalbogens

• Ist die Anzahlung in Höhe von 200 € an uns überwiesen, bekommst du eine Bestätigung der Überweisung von uns via Mail zugesendet
• In dieser Bestätigungs-Mail erhältst du einen Link für den Personalbogen. Dieser ist zeitnah auszufüllen
• Auch hier bitte alles korrekt und vollständig ausfüllen
• Mit dem Klicken auf den Button "Senden" werden uns die Daten zugeschickt
• Liegen uns die Daten vom Personalbogen vor, bekommst du in den nächsten Tagen eine E-Mail mit den eingegebenen Daten zugeschickt
• Diese Daten müssen von dir auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden
• Sind die Daten vollständig und richtig, kommt Schritt 3 des Anmeldeverfahrens

Hinweis zu Schritt 2: Folgende Daten werden hierfür benötigt:

• Angaben zum Personalausweis
• Angaben zur Verpflegung, Unverträglichkeiten, Allergien, Medikamenten
• Einverständniserklärung zu Foto- und Filmaufnahmen (mit Zustimmungs- und Ablehnungsoptionen)
• Angaben zur Krankenkasse bzw. Krankenversicherung
• Erlaubnis zum Schwimmen, T-Shirt-Größe

Schritt 3: Zurücksendung des Personalbogens

• Ist der dir via E-Mail zugeschickte fertige Personalbogen mit deinen Daten fehlerfrei, musst du diesen unterschreiben (bei minderjährigen Teilnehmenden darüber hinaus beide Erziehungsberechtigte) und an uns zurücksenden
• Haben wir diesen erhalten, bekommst du von uns eine Bestätigungs-Mail
• Das Anmeldeverfahren ist damit abgeschlossen
• Ab diesem Zeitpunkt ist die Anmeldung verbindlich

Nach der Bestätigung - Nachweise der Gruppenleitungen:

• Gruppenleitungen haben darüber hinaus besondere Bedeutung und Verantwortung bei der Romwallfahrt. Daher sind hier noch weitere Nachweise erforderlich, die Hinweise dazu erhältst du in der Anlage der ersten E-Mail des Anmeldeverfahrens (in Schritt 1)
• Mehr zu den Nachweisen unter der Rubrik "Gruppenleitungen: Voraussetzungen und Nachweise"

Hinweise:

• Unsere Teilnahmezahl ist auf insgesamt 200 Personen begrenzt. Daher gilt hier das sogenannte "Windhund-Verfahren" (d.h. "Wer zuerst kommt, malt zuerst").
• Am besten nicht lange warten, sondern direkt anmelden. Dieses gilt auch für die Warteliste.
• Das Anmeldeverfahren ist nur als Einzelanmeldung über diese Webseite möglich
• Näheres zum Umgang mit deinen persönlichen Daten: siehe Rubrik "Umgang mit persönlichen Daten".

Voraussetzungen:

• Die Gruppenleitung muss mindestens 18 Jahre alt sein!
• Die Gruppenleitung übernimmt während der Fahrt die Verantwortung für die Teilnehmenden aus der eigenen Gruppe, d.h. sie übernimmt die Aufsichtspflicht und ist erste Ansprechperson für die Teilnehmenden! Sie muss aus rechtlichen Gründen einige Nachweise erbringen. Ohne diese Nachweise darf die Person nicht als Gruppenleitung mitfahren!
• Die nötigen Nachweise, die die Gruppenleitung zusätzlich erbringen muss, sind hier im folgenden aufgeführt.

1. Nachweis einer Präventionsschulung:

• Die Gruppenleiterin / der Gruppenleiter muss eine Präventionsschulung absolviert haben, die nicht länger als 5 Jahre vor Anreisetag zurückliegt
• Frag am besten in deiner Pfarrei nach, ob dort vermerkt ist, dass du eine Präventionsschulung absolviert hast und wann die letzte war. Dann reicht uns eine Bestätigung der Pfarrei aus.
• Hat die Gruppenleiterin / der Gruppenleiter die letzte Präventionsschulung vor dem 27.07.2019 absolviert, muss sie / er eine vier-stündige Auffrischungsschulung machen.
• Wer noch nie eine Präventionsschulung absolviert hat, braucht den Nachweis einer 6-stündigen Basisschulung im Rahmen der Prävention.
• Termine für die Schulungen im Bistum sind der Webseite der Präventionsabteilung zu entnehmen.

Nachweis eines Erweiterten Führungszeugnisses (=EFZ):

• Darüber hinaus benötigen wir den Nachweis eines "Erweiterten Führungszeugnisses" (=EFZ).
• Dieses sollte für eine Gruppenleiterin / einen Gruppenleiter in der Pfarrei vorliegen und darf in diesem Fall nicht älter als 5 Jahre sein (auch hier gilt als Stichtag der 27.07.2019).
• Ist kein gültiges EFZ vorhanden, muss es im Bürgerbüro / Einwohnermeldeamt neu beantragt werden und bei der Abteilungsleitung (und am besten auch der eigenen Pfarrei) vorgelegt werden. Dann darf es bei Einsicht aber nicht älter als 3 Monate sein!
• Für Ehrenamtliche ist dieser Antrag kostenlos. Melde dich bei uns, damit wir dir einen entsprechenden Antrag zur Vorlage beim Bürgerbüro / Einwohnermeldeamt ausstellen können.

Nachweise (Prävention und Erweiteres Führungszeugnis) über die Pfarrei anfragen:

• Liegen bei dir die Nachweise für Prävention und EFZ auch in der Pfarrei vor, reicht es aus, wenn uns die Pfarrei dies bestätigt. In dem Fall verwende bitte die Vorlage "Bestätigungsschreiben Pfarrei für GL", die wir dir im Anmeldeverfahren via E-Mail (Schritt 1) zusenden.

Mit Abschluss des Anmeldeverfahrens (Bestätigung der Anzahlung sowie Bestätigung der Vollständigkeit der Daten des Personalbogens) ist die Anmeldung verbindlich.

Absagen bedürfen dann der schriftlichen Form via Mail an petra.suessmilch@bistum-hildesheim.de. Es gilt der Tag des Eingangs der Mail.

Wenn eine Person, die sich verbindlich angemeldet hat, nach dem 02.02.2024 von der Fahrt zurücktritt, fallen für die entsprechende Personen Storngebühren gestaffelt nach dem Termin der Absage an, sofern kein Ersatz für die Person gefunden wird. Diese Konditionen gelten sowohl für angemeldete Teilnehmende sowie für Gruppenleitungen, die von der Fahrt zurücktreten.

Folgende Stornogebühren sind dabei zu beachten:

• Bei Absagen vom 03.02. bis 31.05.2024 wird eine Stornogebühr in Höhe von 200 € fällig
• Bei Absagen vom 01.06. bis 30.06.2024 wird eine Stornogebühr in Höhe von 360 € fällig
• Bei Absagen vom 01.07. bis 19.07.2024 wird eine Stornogebühr in Höhe von 560 € fällig
• Bei Absagen ab dem 20.07.2024 wird eine Stornogebühr in Höhe des vollständigen Teilnahmebetrages fällig

Bis zur Romwallfahrt ist noch etwas Zeit. Aber du kannst diese Zeit sinnvoll nutzen. 
Es gibt viele Möglichkeiten der Unterstützung durch Projekte und Spender.

Wichtig:

Bitte kläre vorab in der Pfarrei, dass die geplanten Aktionen rechtlich und steuerbezogen möglich sind!

Unterstützung durch die Pfarrei:

• Vielleicht gibt es seitens deiner Pfarrei bereits die Möglichkeit, dass sie einen Teil des Betrages beisteuert
• Frag doch gerne bei deinem Pfarrer an, ob diese Möglichkeit besteht

Geldsammel-Aktionen der Messdiener-Gruppe (einige Ideen - bitte vorher klären, ob möglich):

• Fahrradputz-Aktion (im Frühjahr)
• Weihnachtsplätzchen, Kuchen und Waffel backen
• "Rent a Mini"
• Spendenlauf
• Flohmarkt
• Zuschüsse beantragen

Fundraising-Aktion (über Fundmate)

• Du kannst auch mit deiner Messdienergruppe gemeinsam an einer Fundraising-Aktion teilnehmen. Die Firma "Fundmate" macht auf eine Aktion speziell für Rom aufmerksam.
• Grob gesagt: Ihr sammelt als Gruppe Bestellungen im Freundeskreis, Verwandten etc. und für jede Box, die wirklich gekauft wurde, erhaltet ihr 4€ von Fundmate für eurer Projekt "Rom" geschenkt
• Sprich da aber vorher mit deiner Gruppenleitung, ob das was für euch ist
• Nähere Informationen dazu findet ihr hier
• Darüber hinaus bietet Fundmate am 10.10.2023 um 19:00 Uhr sowie am 12.10.2023 um 18:00 Uhr kostenlose und öffentliche Webinare zum Thema "Finanzierung der Romwallfahrt" für alle Interessentinnen und Interessenten an.  Eine Anmeldung ist möglich unter diesem Link.
   

Weitere Ideen

• Vielleicht hast du darüber hinaus Ideen, die Romwallfahrtskasse etwas aufzufüllen. Dem Ideen-Reichtum ist dabei keine Grenze gesetzt.

Datenerfassung/-weitergabe:

• Die beim Anmeldeverfahren erfassten persönlichen Daten werden bei uns zum Zwecke der Planung und Durchführung der Veranstaltung "Romwallfahrt 2024" auf Servern gespeichert.
• Die Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt ausschließlich im Rahmen der Durchführung und Planung der "Romwallfahrt 2024". Im Konkreten betrifft es vor allem die Weitergabe von persönlichen Daten an das Reiseunternehmen "Emmaus-Reisen" aus Münster, denen wir zum Zweck ihrer internen Planung personenbezogene Daten weitergeben müssen. Diese Daten werden im Sinne der AGB des Reiseunternehmens bearbeitet und gespeichert.

Für alle, die sich angemeldet haben, wird es im nächstes Jahr noch ein Vortreffen geben, bei dem es konkrete Informationen zur Fahrt geben wird.

Diese Vortreffen werden wir an verschiedenen Orten im Bistum durchführen. (Wir werden versuchen, die Orte möglichst regional zu gestalten, bitten aber um Verständnis, wenn wir trotzdem weitere Anreisen für einige Teilnehmende nicht vermeiden können.)

Termine (Save the Dates):

• Samstag, 25.05.2024
• Sonntag, 26.05.2024
• Sonntag, 02.06.2024

Wichtig: Einer der Termine ist verpflichtend!

Genaue Zeiten und Orte der Vortreffen werden Anfang März noch bekannt gegeben.